מדריך מצולם לתהליך אישור בריף במערכת הניהול Briefy – מסיימים את הפינג-פונג, מתחילים לעבוד
אם אתם נותני שירותים בעולמות השיווק, פרסום או פיתוח – אתם ודאי מכירים את הרגע הזה: שלחתם בריף ללקוח, מחכים לאישור, ואז זה מתמוסס ונעלם בין המייל, לוואטסאפ והשיחה המוכרת עם הלקוח “כן כן, אני אסתכל”. בינתיים הפרויקט תקוע ועומד. מצד אחד אתם לא רוצים להתחיל בלי אישור, מצד שני הלקוח בטוח שסגר את הפינה. ב‑Briefy בנינו תהליך אישור בריף מובנה. המטרה לקצר את הפינג‑פונג ולהפוך “אישור” לפעולה אחת ברורה ומתועדת.
למה בכלל צריך תהליך אישור בריף?
בריף מאושר הוא לא טקס, הוא דרך לוודא שאתם והלקוח מסונכרנים על מטרות, תקציב ומה נכלל בפרויקט לפני שמתחילים להשקיע זמן וכסף. כשאישור כזה קורה בתוך מערכת, יש תיעוד וסטטוס ברור לכל מי שעובד על הפרויקט.
איך זה עובד ב‑Briefy?
- מסמנים שהבריף “דורש אישור”
בזמן יצירת הבריף במערכת, מגדירים שהוא לא מתקדם בלי אישור לקוח. - מפרסמים – והשליחה ללקוח יוצאת אוטומטית
בלחיצה על “פרסום” או מעבר בין הסטטוסים של הבריף למצב זה, הלקוח מקבל מייל מסודר שמוביל אותו ישירות לבריף. במייל רשום מפורשות "נדרשת החלטה ואישורך לגבי X". - הלקוח צופה ומאשר בלחיצת כפתור
הלקוח נכנס למסך נקי, קורא, ולוחץ “אישור הבריף”. האישור הופך להיות פעולה חד-משמעית, לוג מתועד, ולא הודעה שניתן לפרש.
מה קורה אחרי האישור?
ברגע שהלקוח מאשר, אתם מקבלים מייל ונוטיפיקציית עדכון. סטטוס הבריף משתנה ל”מאושר” כך שהצוות יודע שאפשר לצאת לדרך. כשעומדים על המילה מאושר ניתן יהיה לראות גם מי אישר ומתי. עצם קיומו של הפיצ'ר הזה מצמצם “לא ראיתי”, “חשבתי שאישרתי”, ודיונים חוזרים על מה הוסכם.
צפו בסרטון המצורף כדי לגלות ולראות כמה פשוט תהליך אישור בריף יכול להיות. בהצלחה!
